O que os clientes relatam depois de organizar a rotina documental

situação inicial

Empresa de serviços com 8 contratos ativos, sem controle de prazos

A proprietária recebia a renovação automática de dois contratos por mês porque não sabia que havia janela de aviso. Quando percebeu, já havia renovado condições que queria renegociar.

programa utilizado

Rastreador de Renovações — 5 semanas

Importamos os 8 contratos como registros. Configuramos o rastreador com as janelas de notificação específicas de cada tipo de contrato. A rotina mensal de revisão ficou em 30 minutos.

resultado administrativo

Prazos visíveis com 60 dias de antecedência

Nos primeiros três meses de uso, a proprietária chegou às reuniões com o advogado com 60 dias de antecedência em todos os contratos que venciam. A negociação — quando havia — foi dela e do advogado, não nossa.

situação inicial

Empresa de tecnologia crescendo para 40 colaboradores

A equipe de back-office tinha um registro informal de contratos numa planilha que só uma pessoa entendia. Quando essa pessoa entrou de licença, ninguém sabia onde estava nada.

programa utilizado

Operações Documentais — 14 semanas

Mapeamos o fluxo atual, implantamos canal de entrada, rastreador e arquivo. O manual de operações ficou com 24 páginas — suficiente para integrar qualquer novo membro sem depender de quem estava antes.

resultado administrativo

Rotina operacional independente de pessoa

Dois meses após o programa, a empresa integrou três novos colaboradores na área administrativa usando o manual. O tempo de treinamento na parte documental caiu de duas semanas para três dias.

situação inicial

Comércio com 3 contratos de fornecimento e nenhuma rotina

O proprietário sabia que os contratos existiam mas não sabia onde estavam as cópias executadas nem quando venciam. A situação era gerenciável, mas dependia exclusivamente da memória dele.

programa utilizado

Fundamentos — 4 sessões

O curso foi suficiente para a escala. O proprietário organizou os três contratos durante as sessões, usando a planilha de renovações que veio como material. Não havia volume para justificar uma implantação mais longa.

resultado administrativo

Organização básica sem dependência de ferramenta externa

Com três contratos, a planilha de renovações cobre tudo. O proprietário tem agora um local definido para cada documento e sabe o que perguntar ao advogado quando precisa renovar ou encerrar um contrato.